Những điều cần chuẩn bị trước khi thuê coworking space

Trong thời đại số hiện nay, coworking space đã trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều chuyên gia, freelancer và doanh nhân. Với không gian làm việc linh hoạt, cơ sở vật chất hiện đại và cơ hội kết nối đa dạng, thuê coworking space không chỉ là một xu hướng mạnh mẽ mà còn là giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu suất công việc. Tuy nhiên, để có trải nghiệm thuê coworking space thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng những yếu tố quan trọng. Cùng Orange Space – không gian làm việc chung đẳng cấp tại Hà Nội tìm hiểu những điều cần chuẩn bị trước khi thuê coworking space nhé!

Xác định nhu cầu và mục tiêu của bạn

Đánh giá quy mô làm việc

Trước khi quyết định thuê coworking space, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ quy mô làm việc của mình. Bạn làm việc một mình hay cùng với một nhóm? Nếu là nhóm, số lượng thành viên là bao nhiêu? Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn không gian phù hợp – từ bàn làm việc riêng lẻ (hot desk), bàn cố định (dedicated desk) đến phòng riêng (private office).

Một freelancer có thể chỉ cần một chỗ ngồi linh hoạt, trong khi một startup với 5-10 nhân viên sẽ cần không gian riêng tư hơn. Tại Orange Space, chúng tôi cung cấp đa dạng lựa chọn để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Xác định thời gian sử dụng

Bạn cần không gian làm việc hàng ngày hay chỉ vài ngày trong tuần? Bạn thường làm việc trong giờ hành chính hay cần không gian 24/7? Việc xác định thời gian sử dụng sẽ giúp bạn chọn gói thuê coworking space phù hợp và tối ưu chi phí.

Nhiều coworking space, bao gồm cả Orange Space, cung cấp các gói linh hoạt từ theo giờ, theo ngày đến theo tháng hoặc theo năm. Nếu lịch trình của bạn không cố định, hãy cân nhắc các không gian có chính sách linh hoạt về thời gian.

Ngân sách của bạn

Ngân sách là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi thuê coworking space. Hãy xác định rõ số tiền bạn sẵn sàng chi trả mỗi tháng và những dịch vụ nào là thiết yếu với bạn. Điều này sẽ giúp bạn cân nhắc giữa chi phí và giá trị nhận được.

Đừng chỉ nhìn vào giá cả, hãy xem xét toàn diện các dịch vụ đi kèm như internet tốc độ cao, phòng họp, đồ uống miễn phí, máy in, và các tiện ích khác. Đôi khi, một không gian có giá cao hơn nhưng cung cấp nhiều dịch vụ đi kèm có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh.

Nghiên cứu và đánh giá các lựa chọn

Vị trí địa lý

Vị trí của coworking space đóng vai trò quan trọng trong quyết định thuê coworking space. Hãy cân nhắc các yếu tố sau:

• Khoảng cách từ nhà đến không gian làm việc
• Khả năng tiếp cận bằng phương tiện công cộng
• Môi trường xung quanh (nhà hàng, quán cà phê, ngân hàng, v.v.)
• An ninh khu vực

Tại Hà Nội, Orange Space tọa lạc tại vị trí trung tâm, dễ dàng tiếp cận từ nhiều quận, huyện và gần các tiện ích quan trọng, giúp bạn tối ưu thời gian di chuyển và tận dụng các dịch vụ xung quanh.

Cơ sở vật chất và tiện ích

Khi thuê coworking space, hãy đánh giá kỹ các cơ sở vật chất và tiện ích đi kèm:

• Chất lượng đường truyền internet
• Trang thiết bị văn phòng (máy in, máy scan, máy photocopy)
• Phòng họp và không gian sự kiện
• Khu vực nghỉ ngơi và giải trí
• Dịch vụ ăn uống (bếp, quầy cà phê, nước uống miễn phí)
• Hệ thống điều hòa và ánh sáng
• Dịch vụ lễ tân và hỗ trợ

Orange Space tự hào cung cấp cơ sở vật chất hiện đại, từ đường truyền internet tốc độ cao đến không gian làm việc được thiết kế chuyên nghiệp và thẩm mỹ, đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế.

Cộng đồng và mạng lưới

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc thuê coworking space là cơ hội kết nối với cộng đồng chuyên nghiệp đa dạng. Hãy tìm hiểu về:

• Thành phần của cộng đồng (ngành nghề, lĩnh vực)
• Các sự kiện networking định kỳ
• Cơ hội hợp tác và đối tác tiềm năng
• Chương trình đào tạo và phát triển

Tại Orange Space, chúng tôi thường xuyên tổ chức các sự kiện kết nối, workshop và đào tạo, tạo môi trường lý tưởng để phát triển mạng lưới chuyên nghiệp và tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Đánh giá trực tiếp trước khi đưa ra quyết định

Lên lịch tham quan

Trước khi chính thức thuê coworking space, việc tham quan trực tiếp là bước không thể bỏ qua. Hãy lên lịch tham quan một số không gian làm việc chung tiềm năng vào những khung giờ khác nhau để đánh giá:

• Mức độ ồn ào và sự riêng tư
• Không khí làm việc chung
• Tình trạng thực tế của cơ sở vật chất
• Thái độ phục vụ của nhân viên

Orange Space luôn chào đón khách tham quan và cung cấp dịch vụ dùng thử miễn phí, giúp bạn có trải nghiệm thực tế trước khi đưa ra quyết định.

Trải nghiệm thử

Nhiều coworking space cung cấp dịch vụ dùng thử miễn phí hoặc với chi phí thấp. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn đánh giá không gian làm việc một cách toàn diện trước khi cam kết dài hạn. Trong thời gian dùng thử, hãy chú ý:

• Tốc độ và độ ổn định của internet
• Sự thoải mái của ghế và bàn làm việc
• Nhiệt độ và ánh sáng trong không gian
• Sự dễ dàng trong việc giao tiếp với nhân viên hỗ trợ

Tại Orange Space, chúng tôi cung cấp ngày dùng thử miễn phí để bạn có thể trải nghiệm đầy đủ dịch vụ và tiện ích trước khi quyết định thuê coworking space.

Trao đổi với các thành viên hiện tại

Một cách hiệu quả để đánh giá chất lượng coworking space là trò chuyện với các thành viên hiện tại. Họ có thể cung cấp những góc nhìn thực tế về:

• Chất lượng dịch vụ dài hạn
• Sự phản hồi của đội ngũ quản lý đối với các vấn đề phát sinh
• Không khí cộng đồng và cơ hội networking
• Những ưu điểm và nhược điểm không dễ nhận thấy khi tham quan

Xem xét các điều khoản hợp đồng

Thời hạn và tính linh hoạt

Khi thuê coworking space, hãy đọc kỹ các điều khoản về thời hạn hợp đồng:

• Thời hạn tối thiểu yêu cầu
• Chính sách gia hạn và hủy hợp đồng
• Phí phạt khi chấm dứt hợp đồng sớm
• Khả năng nâng cấp hoặc hạ cấp gói dịch vụ

Orange Space cung cấp các hợp đồng linh hoạt, từ ngắn hạn đến dài hạn, với chính sách rõ ràng và công bằng, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu thực tế.

Chi phí ẩn và dịch vụ bổ sung

Khi tính toán ngân sách, đừng quên xem xét các chi phí tiềm ẩn và dịch vụ bổ sung:

• Phí đặt cọc
• Chi phí sử dụng phòng họp
• Phí in ấn và photocopy
• Chi phí cho dịch vụ VoIP hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh
• Phí dịch vụ IT và hỗ trợ kỹ thuật

Orange Space cam kết minh bạch về chi phí, không có phí ẩn, giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch tài chính và tránh những bất ngờ không mong muốn.

Chính sách bảo mật và an ninh

Đối với nhiều doanh nghiệp và chuyên gia, bảo mật thông tin là yếu tố sống còn. Trước khi thuê coworking space, hãy tìm hiểu về:

• Hệ thống kiểm soát ra vào
• Camera an ninh và nhân viên bảo vệ
• Chính sách bảo mật dữ liệu
• Tủ khóa và không gian lưu trữ an toàn

Tại Orange Space, chúng tôi đầu tư mạnh mẽ vào các hệ thống bảo mật hiện đại, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài sản và thông tin của khách hàng.

Chuẩn bị cho ngày đầu tiên

Thiết lập công nghệ

Để có trải nghiệm làm việc thuận lợi ngay từ ngày đầu tiên thuê coworking space, hãy chuẩn bị:

• Laptop và các thiết bị cần thiết khác
• Phần mềm VPN nếu bạn cần kết nối bảo mật
• Tai nghe chống ồn (rất hữu ích trong không gian làm việc chung)
• Các ứng dụng cần thiết đã được cài đặt và cập nhật

Cá nhân hóa không gian làm việc

Ngay cả trong không gian chia sẻ, việc cá nhân hóa góc làm việc của bạn cũng rất quan trọng:

• Mang theo một số vật dụng cá nhân (ảnh, đồ trang trí nhỏ)
• Chuẩn bị dụng cụ văn phòng phẩm yêu thích
• Cân nhắc mang theo ghế lưng hoặc đệm nếu bạn có nhu cầu đặc biệt về ergonomics

Kết nối với cộng đồng

Tận dụng cơ hội để hòa nhập với cộng đồng coworking ngay từ đầu:

• Tham gia các sự kiện chào mừng thành viên mới
• Giới thiệu bản thân với các thành viên khác
• Tham gia các nhóm trò chuyện hoặc mạng xã hội của không gian
• Dành thời gian khám phá toàn bộ không gian và các tiện ích

Kết luận

Thuê coworking space là một quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc và sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc xác định nhu cầu, nghiên cứu các lựa chọn, đến đánh giá trực tiếp và xem xét các điều khoản hợp đồng, bạn có thể tìm được không gian làm việc lý tưởng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Tại Orange Space, chúng tôi tự hào cung cấp không gian làm việc chung đẳng cấp tại Hà Nội với đầy đủ tiện nghi hiện đại, cộng đồng chuyên nghiệp đa dạng và dịch vụ khách hàng xuất sắc. Chúng tôi hiểu rằng mỗi cá nhân và doanh nghiệp đều có nhu cầu riêng biệt, và cam kết đồng hành cùng bạn tìm ra giải pháp không gian làm việc tối ưu.

Hãy liên hệ với Orange Space ngay hôm nay để được tư vấn và đặt lịch tham quan. Chúng tôi tin rằng không gian làm việc lý tưởng không chỉ là nơi bạn làm việc, mà còn là nơi bạn phát triển, kết nối và thành công!

Tìm hiểu thêm: Coworking space là gì? Tất cả những điều cần biết